V dnešnej dobe orientovanej na výsledky sa firmy zaujímajú predovšetkým o akvizíciu nových klientov (čím viac tým lepšie), o udržanie existujúcich – CRM (s cieľom „vyžmýkať“ z nich maximum – čo najviac nových objednávok s čo najväčšou sumou na faktúre), marketing, finančný či strategický management… a iné nepochybne dôležité oblasti.

Na maličkostiach záleží…

Je však dôležité uvedomiť si význam aj takých drobností ako sú zošívačky, spínky, papiere, perá, ceruzky, obaly či obálky, nech už sa jedná o väčšiu, strednú či malú firmu s pár zamestnancami. Aj keď sa vo svetle dôležitejších povinností kancelárske potreby nebudú hrať hlavnú rolu, skúste sa zamyslieť nad tým, ako sa v rebríčku priorít posunú, keď budete musieť rýchlo poslať dôležitú zmluvu a nebudete mať papier alebo obálku? Alebo keď budete na poslednú chvíľu odovzdávať projekt na ktorom ste pracovali mesiace a zrazu zistíte, že ho nemáte ako zviazať? Asi si poriadne v duchu zanadávate na osobu, ktorá je zodpovedná za nákup kancelárskych potrieb vo Vašej firme.

Ideálna situácia je taká, pokiaľ si prítomnosť kancelárskych potrieb si ani neuvedomujete – všetko má svoje miesto a nič nechýba. Keď sa minie papier či toner do tlačiarne, viete, kde ho máte hľadať. Veci, ktoré vyzerajú hladko a bezproblémovo však vyžadujú organizáciu a „neviditeľnú ruku“ ktorá sa o všetko stará.

Do správnej organizácie kancelárskych potrieb sa oplatí investovať

potreby pre kancelariuViaceré prieskumy potvrdili, že pri dobrom zásobení personálu sa znižuje čas pracovníkov pri hľadaní potrebných pomôcok a materiálov, ktorý môžu namiesto nezmyselného hľadania napr. obálky či zakladača venovať niečomu užitočnejšiemu, čo majú v náplni práci. To však nie je jediné plus. Pravidelnou inšpekciou zásob kancelárskych potrieb sa môže odhaliť aj plytvanie – respektíve „prisvojenie si“ firemných pomôcok zamestnancami na súkromné účely.

Nie je žiadnym tajomstvom, že aj dnes sa mnohí ľudia odchovaní na socialistickom režime – respektíve infikovaní od svojich rodičov riadia heslom: „Kto nekradne okráda svoju rodinu.“ A tak miznú celé balenia kancelárskeho papiera, zakladače, samolepiace bločky, lepiace pásky, nožnice…Čo na tom, že každá z týchto položiek stojí iba pár centov, nanajvýš niekoľko eur – načo míňať ťažko zarobené peniaze, keď je to vo firme „zadarmo“….

Pravidelnou inventúrou kancelárskych potrieb budete vedieť onedlho odhadnúť, ako rýchlo sa daná vec spotrebuje. Pokiaľ je to nezvyčajne veľa, môže ísť o presun do „súkromného majetku niektorého zo zamestnancov“.

Investujte čas do vytvorenia jednoduchého systému na doplňovanie zásob. Naučte zamestnancov, aby osobe poverenej nákupom kancelárskych potrieb pravidelne oznamovali položky, ktoré pomaly dochádzajú. Priveľké zásoby sa neoplatí robiť – keď je niečoho veľa, ľudia tým automaticky začnú plytvať.

Správna organizácia kancelárskych potrieb okrem vyššie uvedených výhod predovšetkým šetrí firme peniaze. Aj keď sa nejedná o markantné výdavky, aj na takých drobnostiach ako sú kancelárske potreby môžete veľa ušetriť – hravo aj viac ako 20 %.

Nakupujte online

Dávno sú preč časy, kedy sa musel človek zodpovedný za nákup kancelárskych potrieb vybrať do najbližšieho papiernictva, blúdiť medzi regálmi, hľadať ako ihlu v kope sena dôležité drobnosti do kancelárie a do košíka hádzať položky zo svojho zoznamu. Dnes je tento spôsob nakupovania pre firmy neefektívny. A tak sa aj klasické kamenné papiernictvá prispôsobujú dobe a svoju ponuku tovaru ponúkajú aj v online prostredí. Majú na to určené špecializované eshopy – napríklad konkrétne Ševt má samostatný eshop Sevtprefirmu ďalší všetko pre školu a dokonca aj Ševt pre rodinu. Výhodou online nakupovania je, že položky sú prehľadne zoradené, takže nemusíte tráviť čas nekonečným hľadaním v obchode a pýtaním sa predavačiek a kde nájdem špendlíky, a kde pripináčiky na korkovú tabuľu????

Viaceré významné firmy (napríklad Lamitec) ktoré majú skladové zásoby až niekoľko tisíc kusov sortimentu pre kanceláriu, dávajú zákazníkom na výber spôsob nákupu. Okrem možnosti nakúpiť kancelárske potreby online ponúkajú klientom alternatívu vo forme objednania katalógu, v ktorom môžu pohodlne listovať a objednávku uskutočniť aj telefonicky či emailom.

Porovnávajte ceny

Pravdepodobne už máte vyhliadnutý obchod, z ktorého objednávate. Venujte trocha času prieskumu trhu, porovnajte ceny…Papiernictvá nemusíte obiehať osobne, celkom postačí, ak si cenový prieskum spravíte na internete. Zamerajte sa na porovnanie cien položiek, ktoré najviac objednávate a ktoré Vašu firmu najviac stoja.

Objednávajte z jedného zdroja

Nákup potrieb je vhodné konsolidovať takým spôsobom, aby ste podľa návodu z predchádzajúceho bodu objednávali podľa možností z najlacnejšieho zdroja a ideálne z jedného.

Vyjednávajte!

Nehanbite sa vypýtať si zľavu. Na trhu existuje niekoľko veľkých a menších firiem, ktoré si postavili biznis na kompletnom zásobovaní kancelárií a ktoré sú si vedomé svojej konkurencie. To Vás stavia do pozície, kedy si môžete vyjednať dodatočnú zľavu zo štandardného cenníka, najmä ak objednávate pravidelne a vo veľkých objemoch.